从12月起,企业陆续进入了年底财务大作战阶段,铺天盖地的结算还没忙完,一波又一波的报销滔滔不绝……

上午,同事小刘把昨天花费了大半个下午整理的,4个月以来所有的待报销发票拿去找财务报销,结果满脸气愤的回来说,财务话里话外说的全是她的不是,吐槽了好长时间。

仔细听下来才明白,原来是小刘下半年因业务繁忙,经常出差,没有按公司规定及时进行报销,部分花费超过了公司规定的差标范围。

当小刘拿着4个月攒了6万多的待报销发票找到财务肖肖时,肖肖发现有些电子发票已经过期、还有几张纸质发票不合规无法报销,甚至小刘在录入报销系统时有些信息也和发票有出入,无形中给肖肖增添了许多工作量,所以肖肖对小刘倒了一肚子唠叨,导致两人都很不悦。

 

因报销产生的部门矛盾为何一直存在?

从小刘的事情来看,虽然企业已针对差旅报销制定了相关规定,但是小刘因一些不可控因素,未能遵守,导致超出差标、发票不合规等问题直接造成财务工作量增加、效率降低。

可见,单从发布政策解决员工本身的角度出发,企业并不能从根本消除报销中的普遍难题。

据财务肖肖描述,早先企业采用的是原始手工签批的报销模式,去年开始变为线上报销模式,因此,对于员工的审批周期长、报销速度极慢的现象得到了一定改善。

肖肖特意强调说:“虽然现在是线上通过报销系统进行审批,但是,员工们的报销单填写的很简单、或者错填,有些原始票据存在不合规问题,类似今天小刘这样攒着一起报销的情况,公司人多,几乎每个月都有那么几位,光是验票、核对录入正误等问题就要花费很多时间。”

理论上,在线化后的财务效率也将得到了极大提升,实则有限。

原因在于传统模式和线上模式两种皆是遵循了员工垫资-收集散票-贴票报销-财务核验的逻辑,传统模式和在线报销并没有从根发生改变,只是将之前的线下进行的部分搬到线上,因员工“垫资”而产生的向企业“报销”一直被沿用,引发的多个层面的痛点问题一直存在。

员工侧:员工需要垫资、收集各类零散发票、贴票,事后报销的时间成本、报销体验依旧未能得到有效改善。

财务侧:财务需要核票、验票,尤其是在中大型企业,占用财务大量时间精力,常常加班,对大量的零散票据的合规问题并未得到有效解决,因报销产生的摩擦不断,导致财务人员离职率增加。

企业侧:
  • 企业预算实时性差,规则无法落地,员工差旅消费时对预算范围无法得到精准管控;
  • 企业无法拿到精准的各项支出的资金数据,与发票数据无法精准的一一核对验证,更无法依照数据支撑企业管理进行决策分析。
所以,追根溯源,这些问题均是基于传统报销模式产生,我们需要改变的是传统报销模式。

 

从根源“垫资、报销”解决这些“老大难”问题

从根源改变,让员工不再垫资报销,财务不在核票、验票。

分贝通作为新经济企业,自2016年起不断探索改变传统报销模式,创新型提出了企业支出管理解决方案,采用“费控+支付”覆盖全支出场景的管理模式,为企业提供从事前——事中——事后的一站式企业支出管理,彻底颠覆传统报销模式,让传统报销痛点逐一消失。

报销前:分贝通将传统报销模式中的事后管控前置,从事前开始进行全流程费用管控。

分贝通依托SaaS技术的高适配、低成本优势和企业客户的OA系统进行打通,企业可将全部差旅规则内嵌分贝通系统,通过分贝通App场景聚合各大C端酒店、航司、出行平台、外卖、快递、电商等平台(如:南航、华住、滴滴、饿了么、美团、京东、苏宁等)全面盖企业高频支出场景,让员工在企业合规范围内自行选择,从根源解决了差旅超标、支出不合规等问题。

报销中:通过覆盖企业商旅用餐、补助福利、企业采购在内的高频支出场景,分贝通依托App、虚拟卡、网银付三种支付方式支持企业全场景支出的支付,员工下单后,无需员工垫资,企业将订单通过分贝通平台自动支付给供应商。

因此,员工无垫资、便没有集票报销,更避免收到不合规票据的现象,没有凭票报销财务自然无需验票、核票,极大减轻财务工作量同时增强员工报销幸福感。

报销后 :从事前管控,到事中支付、无需员工垫资、支出全透明,再到事后分贝通统一结算,将员工各项支出账单归类整合统一发票,通过分贝通与企业财务系统的打通对接,实现消费映射科目,自动入账,极大节省财务工作量,效率翻倍。

除此之外,分贝通的一站式企业支出管理还将为企业提供数据分析支持,对于企业每月各项支出的分布情况、与员工业务绩效的匹配度、了解员工的活跃度、甚至评估企业关键项目支出与营收等管理侧决策提供行业独一份儿的数据支撑,实现企业信息流、发票流、资金流“三流合一”,助力企业实现财务数字化转型,实现业财融合。

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