差旅费报销规则的完善，到底有多重要？

去产能大潮下，一家智能制造企业在年初发力华南、华东地区的销售网络覆盖。销售人员扩容后，几乎整个一季度，近100人的销售有2/3的时间在出差。当时，该企业在预算包干制下，差旅规则制定还比较粗。一组2人的销售同去上海出差半个月，差旅费预算是10000元，回来报销9900元。该企业在一线城市的住宿标准是550元／晚，两人选了650元／晚，且还是单住。

虽然预算没超，但还是坏了规矩，造成了不必要的成本浪费。如今，智能制造企业从控成本，到提效益，企业必须更加重视反映员工因公行为的费用类支出，毕竟合理预算内销售行为与实际业绩反馈，才能真正反映效益的变化。

设置精细化、执行易落地、流程更高效。从这三个角度着手完善，简单易学，值得尝试。

 

由粗到细

差旅费规则设置要更细、更立体

开篇提到的这家智能制造企业，后来经过核算，按每次差旅费报销平均“含水量”在200元左右，仅酒店住宿，每年至少要多花费两百万元。

过去这家企业仅通过员工职级、酒店星级、住宿天数做差旅规则，并通用于所有部门。但差旅费规则设置最终服务于费用节约，因此精细化的方向也要与自身业务特点相结合，针对不同业务场景，配置更符合实际情况的规则。

• 销售部门：员工职级差标、酒店星级限制、住宿天数限制、一/二/三线及其他城市酒店住宿标准、差标内优先选择企业托管酒店、同城/同行程双人同住
• 其他部门：员工职级差标、酒店星级限制、一/二线城市酒店住宿标准、同城/同行程双人同住

比如现在，这家企业会为高频出差部门，按实际情况单独制定不同差旅费报销规则，规则更精细化，管控视角也更立体。像扩容的销售团队，上半年目的地集中在东区、南区，且这些城市的三线及以下城市单体酒店较多，针对该团队在酒店住宿限制上则最为细致，增加了“三线及其他城市酒店住宿标准”、“差标内优先选择企业托管酒店”等规则。

从“记不住”到“不用记”

差规配置即嵌入、消费就合规

粗管控下的差旅费报销，企业不但会损失大笔费用，更是暗藏诸多税务风险。比如这家企业财务在审核票据时总会发现：

• 实际费用类型和发票明细不符
• 开票时间、开票城市和行程不符
• 无票报销导致核销金额和票面金额不符

……

员工还抱怨规则记不住，反馈结果总是2个月后才告知，于事无补。从零食原料产地选材、选址BD、门店巡检到线下推广等，不同业务线、不同职级、同样的高频差旅…是配置“更精细的规则”，还是“更易执行的规则”？

其实这两者不应该是矛盾的。后来这家企业借助费控工具，探索出一个新模式：

• 员工从差旅集采，改为自助预订
• 差旅费规则在每笔消费前，直接嵌入平台
• 不同业务线的管控规则，都能在一个平台内配置，方便管理

从“人管人”变为“系统管人”，差旅费规则报销不怕记不住，排查合规问题不再事后诸葛亮，省心又省时。

低效转高效

差旅费报销流程更便捷

从内控原则出发，一项差旅报销事项关联三个审批节点即可，部门经理或直接主管确认业务真实性、财务部负责资金流向知晓和合规性排查，而部门高管则负责资金支出的动作确认。

但这家千人规模的智能制造企业，员工报销费用时，往往要找十几个领导签批，然后财务审批，出纳打款。不论差旅事由是常规还是特殊，均是如此。这也成了报销流程低效的根本原因之一。抓住关键审批节点，根据需求定制化审批流程则很重要。

比如公司在上线费控系统后，将不同业务的审批流程做了重新梳理。各部门常规出差行为，只需要通过部门主管确认行程真实性、财务总监确认预算管理和支出确认。

针对部门内非常规业务活动，或跨部门活动，则需要增加部门负责人、企业高管的审批流程，以整体评估必要性。上述定制化配置均可在“自定义表单和审批流”功能实现。

最后的几点建议：

• 不论企业处于何种发展阶段，差旅费报销规则的精细化都应该优先考虑
• 差旅规则易执行，并非只是为企业省钱，更是企业内部经营管理效果和水平的体现
• 差旅费报销审批流程，不仅要为合规服务，合理性同样重要
• 差旅费报销等内控体系和制度需保持动态完善，这要求财务要时刻关注、提前了解业务变化