面对“三多一低” 这家制造业企业员工出差只需“两步走” 报销票据还能减少80%

工信部在最新的《“十四五”智能制造发展规划》中明确指出,到2025年,我国70%规模以上的制造业企业基本实现数字化,作为我国高质量发展阶段技术创新的主战场,智能制造企业机遇和挑战并重。

发展智能制造需要探索、开拓更多的商用场景,谁先占据市场谁将更有先发优势。这一点,青岛众瑞智能仪器股份有限公司(下称“众瑞智能”)深有体会。

企业介绍

青岛众瑞智能仪器股份有限公司是一家专注于环境监测、生物安全、计量校准等领域仪器研发与创新应用的国家高新技术企业,是国家级专精特新小巨人企业。众瑞智能创建了六大自主检测技术平台,并经过十余年积淀,申获国家专利200余项,参与国家重大专项课题研究及国家标准、行业标准的制定。

制造业费用支出呈现“三多一低”的管理难题。因此,如何把有限资金投入到更重要的环节,充分调动组织效率,对于快速发展中的制造业企业非常关键。

 

 

 

“五步并两步”

销售出差“不垫资”、基本“免报销”

 

高成长中的众瑞智能,在组织规模逐步扩大的过程中,也不可避免地在组织运营效率方面遭遇难题,以销售团队为例。众瑞智能有5个销售大区,30多个客服站,几十个销售经理和客服人员,平均一个月至少20天都要出差跑客户。本就繁忙的行程,总会伴随些“可以不做,但不得不做”的麻烦事。

“之前我们销售团队出趟差一般需要完成5个动作才算圆满,包括差旅申请,预支款申请,完成行程,整理票据和申请报销。为了不影响行程安排,销售至少提前一周进行出差和预支款申请,才能顺利按计划预订机票、酒店。” 众瑞智能环境监测事业部总经理高维超如是说,“很多销售出一趟差要先后去不同的城市,忙乱中丢票的情况太正常不过,有时候为了合规,只能当自掏腰包了。”高维超补充道。

制造业企业是典型的复杂体,从研发、采购、生产、销售到售后等盘根错节,内部运营机制在日益标准化的同时,也容易变“重”。“近年来制造业强调精益化管理,其本质在于杜绝浪费。这不仅指生产所需资源,杜绝人员效率的浪费同样重要。”众瑞智能副总经理兼财务总监于顺浩表示,“面对销售、研发等核心人员的费用管理分散化,难掌控的典型难题,制造业企业也需要用些非典型手段来破解”

分贝通便是众瑞智能选择的“非典型手段”。不同于传统的事中、事后管控方式,众瑞智能通过分贝通实现了员工费用支出的事前管控。比如销售人员出差前先提交申请,通过后便可直接在分贝通App内完成机票、酒店、火车、用车等的计划内行程预订,直接由企业买单。这样一来,销售人员直接告别垫资,基本也不用报销了,相当于之前的“出差五部曲”直接变为“申请、预订两步走”,效率自然就高了。

不用垫资的情况,也同样适用于一些计划外的支出。“一些日常临时性的商务宴请总要我们自己垫钱,现在只要一张分贝通的虚拟卡就够了。”高维超表示。虚拟卡类似企业版“信用卡”,众瑞智能的员工只需要提前在线申请开卡和一定额度,就能绑定在自己的微信或支付宝进行消费。

相对于之前较“重”的流程,如今,众瑞智能的每个销售只需一部手机就能搞定所有差旅申请、预订,以更“轻”的方式解决了差旅流程的麻烦,将更多精力投入到业务中。

 

费用票据减少80% 

面对“三多一低” 财务也能更高效

 

员工免垫资、免报销,提升的不仅仅是员工的效率,还有财务团队。“制造业的费用管理通常用三多一低来概括,即业务类型、流程多,发票种类多,财务效率低。”于顺浩表示。从研发、采购、生产到销售、售后,各个环节流程繁多,财务核算复杂,再加上面对几百人每月产生的上千张报销单据,如何更高效地进行合规管理,是众瑞智能财务团队亟待应对的挑战。

首先,合规问题的难点在于全国不同大区、不同客服站的报销分散化、审核量大,同时规则外消费的情况屡见不鲜,“事后发作”式的费控,效果不佳。“众瑞智能有明确的员工差旅规则,比如机票预订折扣范围、火车座位等级选择等,但细则多、易忘记导致的超规问题总会让财务陷入尴尬。”众瑞智能财务副总监王京美表示。

使用分贝通后,财务团队在处理合规问题上显得更得心应手。分贝通支持自定义的审批流和规则配置,如今员工不仅大部分因公消费都可在分贝通App完成,更能潜移默化的“按规则办事”。“财务团队和业务人员的对接工作顺畅了很多。”王京美补充道。

(仅为酒店规则配置示意图)

员工省事,财务更省时。“我们全公司在使用分贝通大约一年后,差旅报销类发票量大约有80%以上的降低。”这是让王京美记忆深刻的一个数据。不仅如此,分贝通以“开具一张大发票”的方式,帮助众瑞智能基本“干掉”了大量票据审核这一重复性工作。即使仍需面对一些报销处理情况,员工在分贝通App端便能通过OCR技术自动、多维度校验发票合规性,这也为财务的报销核算提供初步把关。

分贝通为众瑞智能财务团队带来的提效惊喜,远不止“干掉报销”。“我们在分贝通上的消费记录和我们在银行电子账户中的流水,是一一对应的。现在每月月末,我们只需要在拿到分贝通提供的月结账单后,核对下总金额即可。”此外,分贝通还与众瑞智能的ERP系统打通,流畅地进行各消费场景的账务处理;对公付款更支持系统将付款完成消息通知到业务人员,成功为财务避免了“催款追杀”。

“一段时间后,我们发现在分贝通一个平台,便可沉淀员工在机票、酒店、火车、虚拟卡等场景的消费数据,还能进行针对不同对象、多维度的分析。这帮助财务团队实现了更全面、直观、及时了解费用支出情况的核心诉求。”王京美解释道。