跟大厂学财务:如何制定差旅报销制度?

差旅费是企业工作人员因公务临时到常驻地以外的城市所产生的住宿、交通及餐补等所产生的费用,与差旅费一同产生的则是差旅报销差旅报销对于大家来说应该都不陌生。虽然为了提高效率、控制费用的支出,企业都会制定自身的差旅报销制度,进一步规范财务的管理制度,以此来规范出差人员的审批、报销程序,但会计与员工“斗智斗勇”的故事,依旧每周都在上演……

消费企业如何制定差旅报销制度?大厂为何都选择整体平台?近日,定位于企业支出管理平台的分贝通发布了大型消费企业使用报告,让我们一起来看看大厂是如何做的。

什么是差旅费?

差旅费是指出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费和公杂费等各项费用。

差旅费是行政事业单位和企业的一项重要的经常性支出项目。差旅费必须在各部门的总预算范围内得到控制,不可以超预算支出。

差旅报销包括哪些?

对于差旅报销的具体内容,会计准则、财务通则和税法均无具体规定,一般包含以下几点:

1 运输交通:出差乘坐交通工具产生的费用(机票,车票等),以及目的地公共交通所产生的费用。如果出差人自己开车,则包括出差过程所产生的燃油费,过路费,停车费等;

2 住宿费;

3 杂费:行李托运、订票费等;

4 补助、补贴。

企业面对差旅报销的“痛”

对于企业来说,差旅报销与员工,企业成本密切相关,无论哪个环节出现问题都会导致企业运营不畅,就目前传统差旅报销的“痛”来说,主要有如下四点:

1 员工差旅出行体验差

员工出差前要下载很多出行软件,多方对比价格,耗时费力,且价格不一,很难有固定标准;按照差标预定酒店环境差,达不到期待,没有可参考项,踩坑无数。

2 差旅管理政策不落地

企业制定的差旅政策很难落地,想从根源节约成本却又无从落地。

3 消费过程不透明

员工不按照公司规定,进行超标预订、虚假报销、多开发票,财务无从查起,成本控制越来越难。

4 报销审批烦

员工报销流程复杂,单据满天飞,财务审核记账要花费大量时间,效率越来越低,工作越做越烦。

大厂如何制定差旅报销制度

以某大型连锁消费企业为例,使用的是分贝通一站式企业支出平台,让我们一起看看大厂在制定差旅报销制度时,解决的企业问题:

1 提升员工出差效率

在APP上出差规则前置,员工一站式预定,无论机票、酒店,用餐还是打车,通过1个app即可完成线上预定;出差后无需报销,解决员工贴票报销流程长,财务审核记账愁的难题。

同时从报告可以分析,例如企业打车场景,不同城市打车速度各不相同,分贝通连接滴滴/高德/神州等9大用车平台,可以针对不同城市,选取最优打车方案,为员工极大缩短等车时间。

(想了解完整某大型连锁消费企业的使用情况报告,前往分贝通官网,获取【消费企业使用报告】)

 

2 差旅费用合规可控

财务按月结算差旅费用,解决酒店,住宿等发票合规性问题,通过分贝通后台从权限、规则、审批等多个层面对不同的员工、部门设定多维度的管控。

合理的、按预算标准进行费用预算的管控,有效的避免了出现员工超标预订和虚假报销情况,实现差旅费用的透明、合规、可控。

3 企业成本得到有效节约

对于企业来说,在差旅管理上最重要的就是机票,酒店及用餐的价格。

分贝通app集合国内40+航司,覆盖600+城市的70万+酒店,满足企业不同差旅需求,并且均有协议价,超低折扣,帮助企业全方位节省差旅上的各类显性成本和隐性成本。

同时从报告可以分析,例如企业出行方面,员工当天、提前1~2天预定机票的情况最多,而通过分贝通大数据得出,提前3天购票的折扣最优,通过这样的分析为企业节约更多成本。

在该消费企业使用分贝通的120天,共计节约成本超百万(想了解完整某大型连锁消费企业的使用情况报告,前往分贝通官网,获取【消费企业使用报告】)

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