每个财务人员在财务工作中,最理想化的形式是“有法可依”,能够利用“法”有效的、适当的进行费用管控。

行之有效的费用管控体系通过事前管控,事中控制,事后总结,能够节约费用成本、审计成本、使新阶段的预算有章可循,最重要的是能够通过全方位的管控避免诸多经营风险。

企业面临的经营风险有哪些?

黑天鹅和灰犀牛

黑天鹅事件——极其罕见的、出乎人们意料的风险

黑天鹅事件属于不可预测的、重大的、稀有风险事件。它存在于各个领域,无论金融市场、商业、经济还是个人生活,都逃不过它的控制。例如本次新冠肺炎的出现打乱所有人的节奏、美国股市发生两次融断事件、石油价格暴跌。

灰犀牛事件——太过于常见以至于人们习以为常的风险

灰犀牛事件属于常见的风险,它是大概率会发生的,也是影响巨大的潜在危机。由于经营管理不善,潜在风险往往会被忽视,常会给企业带来灰犀牛事件。例如在企业经营中的虚开发票、一些上市公司的财务造假等现象都属于灰犀牛事件,不触发则已,一旦触发后果极其严重。

2018-2019年百度公司通报了12起虚假报销、虚报人头费情况;滴滴公司也曾通报员工通过购买假发票的方式进行虚假报销套取公司资金。

风险防不胜防
企业风险可以说是防不胜防,但加强风险防范意识,从源头杜绝恶性事件的发生,是许多企业刻不容缓的事情。及早通过便捷的互联网软件技术及规则,加强对企业资产的管控,在源头上杜绝虚假报销,将会为企业避免许多损失。

企业在费用管控中都存在哪些问题?

费用管理不统一
一些企业分公司或某些领导费用裁量权过大,集团对分公司管理失控;一些部门业务转变从而出现的坐支留存的问题。

费用列支制度陈旧,不适应新时代的业务特点
深圳20多年前是个小渔村,然而今天飞速发展,成立多个国际化的高新企业,然而很多企业和行政机关都仍然保持着上个世纪的传统报销制度;近10年我国税政多次改革,营改增,降低增值税税率等等。但是一些企业的报销制度仍然是从前的标准,是否含税都成为问题。

预算管理与费用控制缺少有效衔接
很多企业在做预算与费用结算时候是分开来做的,常会出现预算与费用不同步的状况,无法很好的利用预算与实际费用的关系为接下来的经营预算做出预判和支撑。另外,预算是为了尽可能的少花钱多办事。而一些部门是把费用预算当成花销的最大值,尽可能消耗预算,舍本求末违背了预算的初衷。

传统的财务报销流程存在缺陷
10年前报销模式是会计出纳支付现金,5年前的报销是网银转账,现在的报销是微信支付宝网银。虽然形式在日趋便捷,但无论哪种形式的报销与到账都仍存在时间差。由于冗长的内部流程造成的持续1周甚至一个月的时间差,使员工的报销体验非常不理想。并且由于强制性的员工垫付资金,员工个人资金的被利用是员工不愿意但必须无奈承受的选择。然而,今天的企业报销此形式仍占主流。

特殊报销不透明,存在税务、内控风险
一些业务费用无法正常通过财务流程处理但又必须支付,无发票只能通过补票的方式,却造成业务流、票据流、资金流不统一。在过去监管力度不严的情况下这样的费用可能会无从查起,但是现在税务通过大数据可以清晰地了解企业的钱是否花了,又花在了哪里,使企业面临众多税务风险。 目的和结果之间存在着诸多不确定性,风险管理则是企业将这种不确定性降到最低的必然选择。构建有效的费用管控体系是风险管理行之有效的方案。

有效的费用管控体系究竟需要哪些能力?

抓预算——通过预算系统监控费用支出
科学的预算基础是成本和费用的合理性,是基于对市场与生产经营业务的判断。预算与研发成果、销售收益等挂钩是管控的必要项。通过预算系统可以清晰的把控费用支出情况。

抓结算——集中费用管控和资金支付
预算的效果如何?是否合理?是否有预算不足或松弛的情况?阶段性的总结,加以预算这把量尺的丈量,就可判断某些开销是否必要、某些开销是否可增量。完善的财务系统可集中费用管控和资金支付高效的完成费用结算及分析。

统一支付——建设内部结算网络
一些使用功能较为完善的OA系统,在员工离职时1-2天财务就可以清账。而部分跨区域、多分公司的企业,采用功能不够齐全的财务系统,导致很多离职员工离职很久后才发现员工的费用对不上。甚至至今,无法完全控制大量员工的因公支出仍是许多领先企业仍然会存在的问题。企业建立统一的支付渠道及内部结算网络打通管控与结果的通路是非常必要的。

全流程——事前管控,事中控制,事后总结
企业在企业支付费用发生前,预先制定费用管控规章。当员工费用支付时按照提前设置好的值进行支付。支付后所有数据生成分析报表及时反馈费用预算使用情况,及时制定下一步调整可以让企业时刻保持高速向前行进状态。

科技软件——简化业务流程
传统的费用报销,需要人力完成的工作许多是无技术含量又耗时耗力的,现代高成长企业为了简化业务流程,提升人效,很多财务流程都会通过专业软件来完成,比起传统的操作流程会节省许多时间。另外财务人员省去了高重复的票据及业务复核时间,转而将精力投放在管理与业务增值上,也从侧面为企业带来了更高的价值。

在疫情的影响下,万业重创,企业生存面临危机。外力的影响企业无法左右,领导者能够有所作为的就是建设一个抗击打能力更强的组织,行之有效的费用管控是当下企业生存的必要选择。保存企业实力,以更加扎实的步伐沉着地发展。分贝通以企业支付+费用管控为核心,帮助企业更好的控制费用支出,随着企业财务管理信息化、数字化、精细化的不断发展,越来越多的高成长企业选择了更加创新的企业支出管理模式,带来企业统一支付结算、员工告别垫资报销的全新体验。