简易高效的费用报销流程

为什么要关注费用报销流程?

各行各业都在追求企业业务高速发展,业务发展必然带来员工数量大幅增加,也会带来企业商旅、员工打车见客户等行为增加,如果依然采用传统的费用报销流程,其实会为企业的高速增长带来很多的隐患。严重的甚至会拖慢企业的发展速度。

为什么会这么说呢?

传统报销流程一直被企业延用,企业并不认为自己一直使用的费用报销流程有什么问题。但是,过去费用报销流程中,审批长、涉及相关人员多、要求高等问题,会为企业带来极大的内部运行效率的降低,矛盾的增加,员工体验的降低。

为什么要改变费用报销流程

(1)企业为满足业务需求,各方需求都会在费用报销流程中进行频繁、琐碎的调整。
例如:之前没有OA系统,大家审批手动填写,但业务需要因素下,企业上了OA系统,大家需要在OA系统中填写,但为了不给财务工作流程带来更多的变化,企业会要求员工即要填OA、也要手动写审批单,而且,财务发现,当员工填写的OA页面和审批单的内容对不上时还要重新填写,导致员工的费用报销流程越来越长,审批效率越来越低。

(2)企业为了解决效率低的问题常常在旧有的费用报销流程模式上进行各种细小制度的改变,但几乎不会产生什么改善。
例如:出差更加频繁后,员工的各种差旅支出量更大,企业为了改善支出浪费的情况,常常增加更多审批限制,例如可能超过多少的差旅费用报销时,企业不给审批,需要员工调整费用再重新申请。再如,员工常常用其他发票进行替票报销,财务为此还要投入更多审核时间,常常变成合规了效率不高,效率高了又存在合规风险。

(3)随着业务发展速度加快,企业每月给员工支出的福利补贴越来越多,企业财务的发票报销管理复杂度越来越高,然而,员工自己还需要给企业提供各种发票,虽然拿了企业福利补贴,但并没有什么幸福感,找票报销体验更是不佳。

高成长企业的费用报销流程到底改如何管理?

什么样的费用报销流程才是既简易又高效、还能赋能高成长企业业务快速发展的费用报销流程?

其实有几条基本原则:

  1. 能用系统解决的,就不要用人力来解决;
  2. 能够省略的流程,就应该去省略;
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