在企业运营过程中，商旅管理是一项至关重要的环节。它不仅关乎企业的运营成本，更与企业的合规性紧密相连。一个优秀的商旅平台，能够为企业在合规、降本等方面带来显著的价值。我们以分贝通商旅平台为例，来阐述商旅平台的服务功能和价值。

 

一、企业商旅合规的必要性

成本控制：企业通过规范商旅费用报销，避免超预算、超标准支出，杜绝个人消费或无关支出混入报销，确保资金合理使用，直接降低企业运营成本。

税务合规：企业要确保商旅费相关票据（如交通、住宿发票）符合税务要求，避免因发票类型错误、税前扣除超标或备注栏缺失等问题引发税务稽查风险，减少税务损失，从源头杜绝风险。

商旅全流程可追溯：企业通过标准化流程和信息化工具（如商旅平台）提升审核效率，避免人工审核的低效与漏洞，同时通过流程留痕实现全流程可追溯。

 

案例：3 万不合规的补贴票据引发税务稽查

上海某贸易公司员工赴杭州出差 15 天，在报销时既提交了住宿费 4500 元、餐饮费 3000 元、交通费 2000 元的全额发票，又额外领取了 2.7 万元的出差补贴（日均 1800 元）。税务稽查发现后认定该补贴存在重大问题，最终企业被要求补缴个税 5400 元、调增企业所得税应纳税所得额 4.2 万元，并缴纳滞纳金约 2000 元。

结合案例，我们会发现该企业商旅报销存在三大致命漏洞：

1.重复报销，变相发放工资：

企业在员工已凭发票全额报销住宿、餐饮、交通等实际费用的前提下，又额外发放高额补贴，被税务机关认定为 “以补贴名义变相发放工资”，需将补贴并入员工工资薪金所得计算个税。

2.补贴标准严重超标：

日均 1800 元的补贴远超《中央和国家机关商旅费管理办法》规定的参考标准（国内伙食补助最高 100 元 / 天、市内交通 80 元 / 天），且企业未制定合理的内部补贴制度，缺乏标准依据，被判定为 “不合理支出”。

3.票据不合规，涉嫌虚增成本：

员工报销时提供的部分票据为 “手写收据” 而非合规发票，此类票据无法作为合法凭证入账，被认定为虚增企业成本，需调增应纳税所得额。

 

二、分贝通规范企业商旅合规的具体体现

那么，如何通过商旅平台来杜绝企业商旅环节中的不合规行为？以分贝通合作伙伴——某健康仪器企业为例，该企业业务覆盖全球2000 + 合作机构及6000 + 门店，2/3 员工需高频出差支持销售与技术培训，月均处5000 + 份报销单据，涉及机票、酒店、技术沙龙等多元场景。传统模式下，人工核验千张发票耗时耗力，票据与消费行为脱节导致 “替票”“超支” 等问题频发，尤其医美行业普遍存在的 “顶格报销”“假票入账” 等行为，直接威胁到企业的税务合规与内部审计安全。

分贝通的商旅合规应对方案：

1.全场景智能核验体系

签约分贝通后，该企业通过分贝通商旅平台实现了 21 + 种发票类型的 OCR 自动识别与智能验真，覆盖电子普票、专票、行程单等，系统实时校验真伪及重复性，查重率达100%，审核效率提升70%。结合虚拟卡支付功能，员工因公消费可直接绑定微信/支付宝，交易流水实时同步至系统，每笔消费自动关联订单与审批单，杜绝 “无票报销” 和资金流向不明问题。例如，技术人员商旅中的设备调试服务费通过虚拟卡支付后，系统自动生成带项目标签的支出流水，实现费用精准归属。

2.流程约束与数据预警

该企业选择借助分贝通商旅平台将差标规则嵌入消费预订环节，员工提交申请时系统自动匹配职级、部门对应的商旅标准，超规消费立即触发拦截。例如，总监级员工预订酒店时，系统自动屏蔽超出 800 元 / 晚的选项，从源头避免违规。

与商旅平台分贝通合作后，该企业实现了合规效率与风险管控的双提升。票据合规率达 100%，全年无假票、重复票入账，退票成本降低 52%。财务审核人力节省了70%，单月千份票据处理时间从300小时压缩至90小时，实现了年度税务稽查零整改。经过测算，该企业通过预算实时管控与消费行为分析，商旅费用每月节省超 20 万元，同时满足了集团化审计追溯与跨国财务数据同步要求。

 

三、票据合规之外的成本控制

除了对合规风险的全面控制，分贝通在商旅成本控制方面，有两套竞争优势：

1. “聚合 + 自营” 的供应链资源的资源降本模式：分贝通展现出强大的资源整合能力。在酒店资源方面，接入 55 + 家供应商，自建自营直采能力，签约 5 万 +“FBT 优选” 酒店。这些 “FBT 优选” 酒店经过严格筛选，在价格和服务质量上都具有明显优势。同时，分贝通与华住、锦江、如家等 19 大酒店集团终端直连，覆盖高中低各星级需求，还聚合了头部 OTA/B2B 平台，支持单体 / 13 大集团协议托管，实现统一结算且 0 服务费。这种供应链模式使得企业在预订酒店时有更多选择，能够根据自身预算和需求找到最合适的酒店，同时通过供应商之间的竞争机制，自然压降采购成本。
2. 数据 BI 降本模式：通过分贝通的43 个BI 分析模块，企业可以构建起全场景的数据洞察体系，从价格、行为、合规三大维度深度拆解商旅数据，帮助企业定位支出优化空间。通过对价格数据的分析，企业可以了解不同时间段、不同地区的酒店、机票价格走势，从而在预订时选择更合适的时机和方案。例如，通过分析发现某个地区在特定月份的酒店价格普遍较低，企业可以合理安排员工出差时间，降低住宿成本。

借助分贝通商旅平台，从行为数据维度，企业可以了解员工的商旅行为习惯；在合规数据方面，通过对违规行为数据的分析，企业可以进一步完善合规管理制度和流程，加强风险防控，避免因违规行为带来的经济损失。

 

综上所述，我们在了解了什么是商旅平台的基础上，更深刻地感受到商旅合规的重要意义。分贝通商旅平台在合规、资源降本和数据 BI 降本方面为企业持续提供系统性的支持，通过完善的合规管理功能，帮助企业规避风险，为企业直接节省了大量成本。对于企业而言，在进行商旅平台选型时，可以参考分贝通商旅平台，帮助企业实现降本增效又合规的商旅管理目标。