从月审发票近万到告别报销,「新氧」这样看待企业费用管理2.0

作为以技术与服务为核心的互联网医美平台,「新氧」可谓是一路搭载数字化列车,从业务系统到管理模块,全方位重塑企业经营。

新氧成立于2013年,是目前我国最大的集查询、挑选和预约于一体的医美服务在线平台。美东时间2019年5月2日,新氧赴美上市,成为全球互联网医美平台第一股,业务覆盖中国超300个城市,以及日本、韩国、新加坡、泰国,吸引了近6000家认证医美及消费医疗机构入住。

从月审发票近万到告别报销,「新氧」这样看待企业费用管理2.0

于传统医美行业来讲,新氧的出现,改变了传统医美机构普遍面获客难问题,因为其优化了医美机构获客通道与消费者决策路径。做到这一点,很重要的助力来源就是底层技术和应用软件的赋能。

新氧董事长兼CEO金星曾在今年年初表示,新氧在过去的2020年,基本上把整个新氧几乎从里到外重构了一次。包括提升系统效率加强平台治理做大基建等等,和「分贝通」的牵手也是在这个时间。

从月审发票近万到告别报销,「新氧」这样看待企业费用管理2.0

新氧接触分贝通之初,很重要的一个需求点是解决由传统报销模式带来的票据审核、商旅事前预订工作量大的问题,审核和预订两部分工作都放在了行政人员处,行政人员的压力很大

例如:每月要帮助公司大量员工进行商旅酒店、日常用车的预订、还要负责每月员工商旅出行的发票审核工作。

新氧行政人员表示,过去百十来人的团队量尚可,随着业务拓展,团队扩大,员工差旅的费用消费场景多元化,预订和审核工作压力越来越大,行政的管理复杂度也越来越高,提升本职工作效率也受到了限制。

01

选择工具,满足需求、提升效率是第一

2019年,当时市面上的商旅、费控管理系统都是各自独立的。传统TMC没有费控能力,费控软件也不涵盖事前场景侧的预订和合规管理。

新氧的管理难点既有商旅支出事前合规预订的挑战、又有事后报销发票审核的压力,跨了商旅和费控两个部分,绝大多数的解决方案都无法满足企业需求。

2019年底,经过大量筛选,新氧发现,分贝通在这两个方面,恰好全部满足企业需求,既有商旅、也有费控,更好的一点还是统一结算,不用报销。在当时看来,就已经是一套“费控+TMC+支付”后的整合方案,即:集事前消费场景、事中消费支付、和事后结算、开票入账于一个平台,全流程费控且不用报销。

(1)于新氧当前行政人员的压力山大来讲,上线分贝通,过去行政人员统一预订的权利直接下放到了员工个人手里

过去不能随便下放是因为合规管控,但分贝通可以将规则全部内嵌,员工在分贝通App审批、下单,全部都是规则内消费,合规管控的问题就解决了,行政这一部分的压力彻底没有了。

从月审发票近万到告别报销,「新氧」这样看待企业费用管理2.0

(2)过去,行政预订酒店时经常面临各种修改行程、核对时间等事情,即便是及时响应,碍于预订量太大,4-5个人员还是没办法做到实时处理大量行程的退改签。而分贝通是平台内员工自主下单预订,从下单到行程发生,任何变化都可以在线实时退改签,7X24小时客服随时随地响应

员工出行及时、不用再像过去各种等,且全过程系统内留痕,和业务紧密衔接,同时还不用报销和垫资,员工商旅体验非常好,行政也得到了解放。

从月审发票近万到告别报销,「新氧」这样看待企业费用管理2.0

(3)除此之外,事后审核票据这一需求,也在使用分贝通后彻底没有了。新氧直接通过分贝通将员工各类花费付给场景商,员工不用再拿着票找行政验票报销,分贝通按月结算,按照类别将完全合规的发票直接给到新氧,过去行政审核票据的压力也彻底解决了。

02

选择工具,不仅要满足现在,还要助力将来

作为互联网平台型企业,强大的生态连接能力一直都是区别于传统企业的明显优势,新氧自身如此,在选择分贝通时新氧对这一点则看的更加清晰,因而成为了第一个打通飞书与分贝通的企业

2020年,疫情加速了线上化办公,新氧OA系统(飞书)上线后,支出管理软件是否可以和OA系统互通实现流程一体化,这是新氧尤为关心的一点。而这一点也是分贝通的优势所在。

分贝通做为SaaS平台型软件,既有很强的系统适配能力,又有着很强的平台连接能力。对内可对接OA、财务整个生态,对外可连接全部场景供应商。

从月审发票近万到告别报销,「新氧」这样看待企业费用管理2.0

2020年,新氧在分贝通与飞书实现生态连接后,第一个进行了系统打通,将审批统一线上化了飞书,只要员工这边差旅审批一通过,马上流程在飞书内跳转进了分贝通,员工在分贝通内和网购一样,在线选择买机票、订酒店、打车,无需各种平台、页面来回切换

从月审发票近万到告别报销,「新氧」这样看待企业费用管理2.0

从预订到下单、到消费、全流程的数据实时沉淀在平台上,费用数据和前端人员、项目、预订行程记录等数据互通,且整个消费全程无需人为进行规则提醒干预,系统自动按规则推出可消费选项,非常流畅、智能化。

于新氧而言,2.0时代,选择费用管理软件,不单单是选择能否满足企业现阶段的需求,还是能否适应企业发展、满足企业更快的再往前走一步的需要,成为企业发展的助力,帮助企业在同行业一起前行的时候,可以快上一步甚至更多。