熟悉和了解差旅报销流程是一位职场人的必备技能,因为总有出差回来需要报销的那些头疼一刻。今天我们就来梳理一下,一般情况下,一家企业的差旅报销都包括了哪些类别?具体流程和需要注意的细节又有哪些?而一套数字化的报销流程将是怎样的?

一、在差旅费用产生类别方面,大体上主要包括有:

  1. 交通费:出差途中的车票、船票、机票、出租车等;

  1. 车辆费用:如果是自带车辆,出差路上的油费、过路费、停车费等;

  1. 住宿费;

  1. 补助、补贴:餐补、交通补贴等;

  1. 杂费:行李托运、订票费等。

二、那么传统报销方式中,差旅报销的具体流程又是怎么的?

  1. 因公出差,需提前清晰填写《出差申请单》。

  1. 《出差申请单》报部门经理批准、总经理审批。

  1. 将其交办公室备案。

  1. 出差返回后,出差人将《出差申请单》未填写项目补齐,并于一定时间内内填写《差旅费报销单》。之后交部门负责人签字。

  1. 报销人将该《报销单》交财务部审核签字。

  1. 《报销单》报总经理审批。

  1. 交总经理批准后的《报销单》交财务部报销。

三、差旅报销过程中需要注意的细节点

  1. 提供合法的票据。 在索取住宿票据时,应要求对方将票据内容填写完整,填写内容包括:单位名称(姓名)、日期、住宿天数、单价、金额、填票人。

  1. 填报“工作人员出差‘五定’审批单”。 内容包括:姓名、前往地点及乘坐交通工具、出差任务、出差时间、领导签批。

  1. 填写差旅报销单。

    1. 出差人员所在部门、出差人员姓名。

    2. 出差日期(出差开始及截止的日期)

    3. 出差事由:即出差的目和主要内容

    4. 报销日期:即该报销单的日期

    5. 费用:即按照实际发生的金额进行如实填写

    6. 最好用黑色或者蓝色水笔写,不允许涂改

    7. 报销单填写完之后,右侧的合计应该等于下方的合计,合计用小写,报销总额用大写。市内交通、住宿费,补助按造公司的具体报销制度进行填写。

    8. 报销单按照实际发生的顺序进行填写,放置凭证的时候也将时间较早的凭证放在上面。

    9. 差旅费报销单应当按造出差次数填写,每出差一次填写一张差旅费报销单,在外连续出差多天可在同一张差旅费报销单中填写。

  1. 参加会议的,要求附加领导签批的会议通知单。

  1. 所附单据要求有经办人、核算部门、财务部门审核签字、负责人签字。

以上,为传统的报销流程的基本情况。

传统差旅报销流程实行多年来已经收到不少诟病,员工垫资压力大,发票不好保管,如果报销流程复杂反复会浪费大量时间。财务工作效率低,需要完成单据审核、发票核验等重复性工作,数据零散滞后,费控预算难执行。

随着企业信息化、数字化需求的提升,IT基础设施和互联网的发展,报销流程应该随之更新换代了。分贝通创新的将支出场景、企业支付费控SaaS结合在一起,颠覆传统报销流程,将事后管控转变到事前事后全流程管控。接下来,我们来体会一下,分贝通的数字化差旅报销流程到底是怎样的存在。

使用分贝通平台下的员工差旅出行流程:

  1. 事前审批。员工消费事前按规则在分贝通上进行审批,填写行程详情、费用归属、项目等信息,获得相应消费权限。

  1. 在线预定、立即享用。分贝通平台覆盖了差旅出行全场景(包括酒店预定、机票预定、火车预定、用车预定、出行预定、外买、快递、费用补贴等等),同时聚合多类资源供应商,为员工提供最低价格的差旅选择。

  1. 企业支付,统一结算。员工无需报销,统一为企业提供发票结算服务。

  1. 消费入账。部门、项目、事由费用归属,自动入账开支清晰。

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