差旅费报销管理规定是什么?

差旅费报销管理规定是一项十分有效的管理武器。它管理着员工出差期间,因办理公务而产生的交通费、住宿费和公杂费等各项费用的支出管理,可以让各部门员工与财务高效的配合,完成企业差旅费用支出合规管理,甚至帮企业降低费用成本。

由于每个企业的经营情况不同,所以各家企业制定的差旅费报销管理规定也不相同。

那么如何制定一套符合自己企业经营情况的差旅费报销管理规定呢?

分贝通认为一套行之有效的差旅费报销规定至少需要涉及6个方面的管理。

  • 日常费用报销管理制度和流程
  • 采购流程制度和采购报销流程
  • 用款付款流程
  • 业务招待费用标准及核销流程
  • 差旅费用标准及核销流程
  • 公司印章管理制度和申请用章流程。

但在实际管理过程中,企业在落地差旅费报销管理规定时常常遇见很多挑战:

例如:差旅费报销管理规定明明很清楚的写了各项差标,但在出差过程中员工还是超标支出;明明规定了什么哪些情况下不能报销,事后员工还是拿着发票,要求财务报销等等。

如何将差旅费报销管理规定中的各项条例规范不打折扣的落地执行?一但出现合规问题或是费用超标等情况如何快速查找到问题所在,及时纠正?

针对这一问题今天许多中大型企业的做法是采购软件系统工具帮助企业落地各项费用报销规定

例如:满足日常出差申请审批的OA系统、满足预订机票、火车票的OTA平台,满足事后报销的报销系统等等。

这些系统虽然在各个环节帮企业落地了规定,但是系统之间是相互独立的,数据不互通,无法通盘指导企业优化管理规定。

为此很多企业选择了分贝通这样的下一代企业支出管理平台,它将费用预算、出差审批、全场景支出的预订、支付、事后报销/结算入账、数据分析全流程的管理能力聚合在一个平台上,实现全流程闭环管理,数据实时,企业可以清晰的看到各个环节的管理情况,及时调整管理动作。

尤其是针对差旅费报销管理规定落度难的问题,在分贝通内可以直接将差标、消费规则等事前配置到组织架构中,让员工在预订时全部是在规则内选择且员工不用报销,企业支付给场景商直,一键生产凭证,自动入账,改变过去事后费控出现的各种超预算、票据不合规等情况,帮助企业实现差旅费报销管理规定100%执行。

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