费用管理上,数字化和信息化有什么区别?

信息化和数字化的区别,这个话题非常大,我们不展开,聚焦一些,今天我们将尝试从费用管理这个视角切入,探讨一下信息化和数字化的差别,希望能给大家一些帮助。

信息化/数字化是什么?解决了什么问题?两者哪个是更高级的阶段?我们不妨带着这几个问题来看。

信息化的本质是信息留存从线下转线上

我们认为,信息化是把业务或财务的信息、数据进行归集、整合、存储,脱离于物理世界,能被检索和定位,本质上是把信息从线下转到线上,把信息结构化地存储好以备查阅和检索。

在费用管理上,过去很多费用是员工自己垫款后,拿到发票,财务把发票上的信息转译成凭证信息,录入报表,进入财务系统,那么这笔费用的数据是进入系统的,且容易被查到的,这就部分完成了信息化(即使发票依然需要以纸质的形式被归档),数据存于系统、存于线上且能被追溯,称之为”信息化”。

那么大家可以注意到,这个转译的过程中,信息是降维的,即丢失了很多信息,比如员工消费的时间、员工的订单详情,全部丢失,只保留财务维度的信息,比如费用类别、借贷信息、科目信息等等,那么因为员工的消费行为的数据缺失,员工消费的优化无从做起。

数字化的本质是信息已被分析,有业务价值

我们认为数字化是数据已经被有路径地、有策略、被产品化地被分析,并且反哺决策,数据这个资产在数字化中已被主动开发,是可以直接被用来提纯的”金子”,而不是亟待开采的”金矿”。

在费用管理,我们依然沿用上面的例子,如果我们依然是员工垫款,拿发票走财务报销,信息的降维不可避免,员工的消费行为数据始终是丢失且不可被分析的。

那么我们换个思路,如果这个员工所有消费的审批单、订单和支付都能沉淀到一个系统中,并且按照各种维度被分析好,被可视化,甚至直接通过数据判断这个消费是否正常,该如何被优化,产生了业务价值,指导了业务行为,那么数字化就可以说是被实现了。

那么如何把这些数据都沉淀在一个系统中,那么就需要调整【审批-垫款-发票-报销】的流程,变为【审批-下单-支付-分析-优化】的流程,所有的行为都线上化,自然就能获取足够多的数据,那么分析和决策优化就了”原材料”。

最后我们总结一下信息化和数字化的区别

  1. 数据是否有策略地、被产品化地分析好?分析是否依然高度依赖人工自己线下完成?
  2. 数据的分析是否有业务价值?是否产出可被落地的动作(actionable),辅助决策?

所以最后我们回看上面的问题,数字化和信息化哪个是更加高级的阶段呢?

我相信大家都有了答案。