目前企业选择不同模式的差旅管理,各有所长但也存在一定问题:

1、员工自行垫资交通/住宿—事后提交报销

员工出差申请后,自行选择差旅管理平台垫付预定机票/酒店/火车/用餐/外卖/用车(OTA平台、12306、航司官网、代理人、酒店官网、出租车等等),之后整理报销/贴票/行程单或其他凭证,提交财务审核等待报销到账。

员工可以根据自己的习惯选择,方式灵活,有时候还有C端优惠,能享受平台个人积分。但是对企业来说,审批环节与消费环节割裂,渠道分散,不好管控;且价格不稳定,不利于预算制定;流程复杂,员工要自己垫钱留票,行政改退签麻烦,财务报销工作繁琐,数据滞后不便于入账。而且,超规消费无法管理,甚至还有虚假报销的风险。

2、选择差旅管理公司(TMC)预订交通/住宿,或用餐/外卖/用车企业级应用

这种方式部分简化了差旅审批、报销和结算流程,员工不用垫付,且供应商的服务多样,有的会提供专业服务人员配合。不过受限于平台的资源整合能力,员工选择并不丰富,且一般收取并不低的预订服务费/票根打印费,从成本控制来讲并不划算。

3、酒店还可通过协议酒店预订—事后提交报销

同1,需要员工垫资,单独收票报销;不过有协议价格优势,且可享受积分。但是,协议酒店同样分散没有统一平台管控,有些无法月结。

4、机票火车通过代理预订

具备铁总线下系统和资源/航协资质的传统机票代理,企业员工通过电话、邮件或第三方系统进行预订,或企业充值,统一预订火车票,统一支付。

代理掌握多类渠道,如黑屏出票、B2B平台、OTA或其他外采,不用员工垫钱,企业统一支付,可以打印票根。但不具备系统对接能力,线上化能力低,收取预订费/按操作收费,价格高。

5、其他未覆盖场景垫付—事后报销

比如临时采购礼品/快递等,这类场景很有可能因为无法开发票而造成员工根本无法报销。

在企业选择差旅管理服务提供商时,首先要做的,就是梳理企业内部的差旅管理政策,一个好的差旅管理政策,能让企业在做选型的时候有所依据,关于如何做差旅管理政策,可参考《企业如何做好差旅管理》

其次,就是服务商本身必要的几个要求:1. 要场景覆盖广,资源多;2. 系统能对接OA/ERP/财务系统,线上化/信息化程度高,有数据分析;3. 审批/权限/预算等各类系统配置能力强,4. 能管控;企业各角色人员使用起来都方便。

总结来说,只有将“支付+管控+场景”结合在一起才是企业支出管理的最佳模式。

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