对于一家企业来讲,一套行之有效的差旅政策十分重要:首先,满足企业员工的差旅需求;其次,帮助企业有效实现事前管控,保证差旅预定流程的规范有序、简化差旅人员的报销流程、节省更多的支出、帮助企业避免欺诈、通过明确的安全过程来确保员工的人身安全。

那么,企业该如何制定一套这样的差旅政策呢?

1.明确企业差旅政策需要覆盖的费用要求 明确可报销的费用类别是差旅政策中很重要的一部分。企业需要明确差旅人员以下事项:

(1)所有优选的供应商:航空公司,连锁酒店,租车供应商。

(2)提前预订要求。例如:要求员工至少提前两周预订酒店和航班等。

(3)如果使用相关技术或TMC是必须的或是可选的,需告知员工相应网站、移动应用、TMC供应商来搜索预订。

(4)支付方式。如:哪些费用开支需要使用公司商务卡而非个人信用卡进行支付、是否所有预订均要求通过手机预订应用完成等。

2. 除了上面这些常见内容之外,还需要考虑具体费用类别的制定。

(1)机票:需指定服务等级。例如,不同层级员工只能预定商务舱或可升级头等舱,可以为航班超过一定小时或高管人员提供相应的福利;明确员工获得相应的飞行积分,或者是归公司保留用于后续折扣。列明哪些费用是差旅人员自己的责任,如超标行李费或退改签费用。

(2)住宿:明确房型,员工预定某个等级的房型,并要求升级房型的前提是不增加费用。明确其它附加费用可否报销,例如迷你巴,WI-FI等费用。

(3)市内交通:是否允许乘坐滴滴、Uber之类的打车应用。必须索取含有日期信息的票据。在方便的时候要求员工使用公共交通工具。

(4)租车:指定允许的车的排量大小或类型。明确员工是否需要在租车时购买保险。考虑私车公用,需要提供差旅者在私车公用时的指南和相应的报销标准。

(5)餐饮:明确每餐的报销或补贴标准。

(6)客户招待和娱乐:明确公司中参与业务招待的最高级别人员;规定支出的限额或范围,如果员工超出一定范围,则报销需要增加更高层级的审批人。

3. 告知不可报销的费用。

除明确具体费用列别之外,企业还需明确哪些是不可报销费用,不可报销费用包括:婴儿看护费、干洗费、电影票、航班变更费、停车罚单、航空公司优先座位升级、酒店员工小费、旅行期间购买的化妆品或衣物、宠物寄宿。

4. 保护员工的人身安全。这是任何公司的差旅政策的一个重要目标。

(1)要求员工提交其行程,洞察员工出差情况。

(2)要求员工留下其所在宾馆电话号码。

(3)在不同的紧急情况下,提供给员工相应的联系信息和资源。

(4)告诉员工公司为员工购买的差旅保险。

有效的差旅政策是进行差旅管理的基础,制定时不可纸上谈兵导致效果全无,可基于历史数据来完善差旅管理流程体系,以及选择合适的差旅管理平台工具。