员工出差除了完成业务工作外,还涉及到处理相关的行政事务,行政工作虽然难度不大,但是仍占用很多工作时间,影响工作效率。举例来说,某公司每月处理的报销单据有600多张,业务人员提交单据的时间每月每人平均5小时,财务处理报销的时间是每月平均300多个小时,粗算下来人力成本就将近100万。

为什么大家会花费这么多时间和人力处理差旅报销呢?

传统的报销流程十分繁琐。除了预支备用金的情况外,员工垫付费用,之后提交报销申请和发票。申请一般需要同步提交事前的审批,在报销申请中填写出差的事由、时间、地点、行程类型、金额等等信息。

报销对信息填写有很高的要求,有一个错误就会被退回需要申请人重新修改。报销申请人和处理人往往都会因为此类重复工作而头疼,员工可能会拿出专门的时间来处理报销单,有些企业高管出差频率高又没有时间亲自处理报销,甚至干脆放弃报销。有些公司还规定,必须在费用发生的当月报销,如果出现逾期则无法报批。员工提交的发票,有可能还出现发票类目和申请不匹配等情况……以上的报销问题都影响了相关处理人员的工作效率。

目前,部分企业已经意识到了差旅报销对工作效率的影响。随着差旅报销量随业务增加以及对财务信息化的需求提升,促使他们选择线上化、自助化的模式。比如,许多高校会采用自主投递式报销模式,通过预约自助投递报销单的方式,减轻核算人员压力。然而,报销流程的优化后仍存在问题,比如:单据量并没有减少反而还需要额外进行统一归类、分配,退单不及时取回导致单据积压等等。

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