员工出差除了完成业务工作外,还涉及到处理相关的行政事务,行政工作虽然难度不大,但是仍占用很多工作时间,影响工作效率。举例来说,某公司每月处理的报销单据有600多张,业务人员提交单据的时间每月每人平均5小时,财务处理报销的时间是每月平均300多个小时,粗算下来人力成本就将近100万。

为什么大家会花费这么多时间和人力处理差旅报销呢?

传统的报销流程十分繁琐。除了预支备用金的情况外,员工垫付费用,之后提交报销申请和发票。申请一般需要同步提交事前的审批,在报销申请中填写出差的事由、时间、地点、行程类型、金额等等信息。

报销对信息填写有很高的要求,有一个错误就会被退回需要申请人重新修改。报销申请人和处理人往往都会因为此类重复工作而头疼,员工可能会拿出专门的时间来处理报销单,有些企业高管出差频率高又没有时间亲自处理报销,甚至干脆放弃报销。有些公司还规定,必须在费用发生的当月报销,如果出现逾期,则无法报批。员工提交的发票,有可能还出现发票抬头错误等情况……以上的报销问题都影响了相关处理人员的工作效率。

目前,部分企业已经意识到了差旅报销对工作效率的影响。随着差旅报销量随业务增加以及对财务信息化的需求提升,促使他们选择线上化、自助化的模式。比如,许多高校会采用自主投递式报销模式,通过预约自助投递报销单的方式,减轻核算人员压力。然而,报销流程的优化后仍存在问题,比如:单据量并没有减少反而还需要额外进行统一归类、分配,退单不及时取回导致单据积压等等。

 

分贝通通过支付+管控的模式颠覆了传统的差旅报销。在出差频繁使用的消费场景,如:飞机、火车、打车、住宿、用餐,员工通过分贝通App进行预订,消费时由企业账户支付,员工不垫资,也就不用再拿发票申请报销。分贝通对接企业统一进行结算,并统一给企业开发票,整合了员工个人的零散发票,针对三类人群提升他们的工作效率:

  • 差旅申请人

通过分贝通App申请差旅审批或者根据公司要求在OA软件申请,通过后即可在分贝通App一个平台完成飞机、火车、打车、住宿、用餐等所有消费,无需分散使用多个平台,系统自动同步审批结果和规则也不用再手动添加。

出差人员不用再收集旅行中的发票,结束出差后也不用提交报销申请,将极大节省人力和时间。

如果是行政人员负责差旅行程的预订,也可以通过分贝通App完成,行程支持为他人预订。

  • 差旅审批人

报销审批往往需要员工部门的上级领导参与,然而审批环节无法掌控真实的消费信息,这对审批人来说是个难题。分贝通系统预设规则在消费发生时自动判断其合规性,没有按照标准流程或超规流程完成的预订是无法支付的,这将极大的帮助审批人判断消费的合规,提升审批效率。

  • 报销处理人员

分贝通统一结算开票会大大减少发票量,按照开头的例子来讲,每月600多张的报销单据直接降为0,财务处理时间由过去每月平均三百多个小时降低到两个小时,更不用来来回回跟申请人沟通退回问题申请。

 

为了提升整体差旅报销效率,企业选择差旅软件还需要考虑到信息化建设的要点,进一步了解 差旅软件和现有系统如何并存?