传统的企业差旅管理仍然通过员工先垫钱消费后报销的模式进行,企业批准员工提交的差旅申请后,无法完全掌控员工在分散平台预订的差旅行程或进行的其他差旅消费,报销流程也只能通过比对发票和审批流程及发票验真来判断费用是否合规,当然也无法通过标准化的方法进行差旅费用管理及财务入账。

分散系统形成了数据孤岛,同时也增加了人工操作成本。差旅预订支付环节和发票管控环节的脱节导致了虚假报销存在的风险,并且企业无法真正掌控实际费用,多个系统的数据重复录入也会增加错误及舞弊的可能。

实际上,以上问题可以通过差旅平台和系统对接或集成来解决。

差旅平台和企业系统对接将保证差旅数据的完整准确和自动同步。首先,审批环节中的企业组织架构、人员权限、项目信息的同步可提升事前审批及事后核对效率;其次,预算规则、支付管控确保了差旅费用的完全合规;另外,订单信息、财务凭证的同步将极大解放财务双手,避免重复劳动;最后,全流程的差旅数据为数据分析指导业务提供了基础。

随着差旅管理软件的发展,在提升差旅费用管理效率的同时逐渐加强技术能力,这也是为了和企业信息化建设的需求相匹配。企业信息化建设是随着企业不断发展壮大提高经营管理的有效方法,通过信息的有效流通,实现信息和资源的集中管理和共享。企业在信息化的过程中会根据自身的需求构建各种软件系统,如:财务软件、OA、CRM、采购系统等。软件系统通常是根据企业需求逐步构建并投入使用的,部署的时间、采用的技术、提供的供应商很难一样,那么当企业的多个系统之间需要信息传递和数据交换时,软件系统之间的集成和整合就势在必行。

差旅管理软件相较于业务系统、OA、财务系统来说并非企业信息化建设的重点,需要考虑如何和现有系统进行融合,可作为财务系统或销售管理系统的衍生辅助系统使用。

进一步了解分贝通如何通过系统对接实现差旅数据流通?