一款好的差旅报销管理系统如何实现降本增效?

在业绩和成本双重承压下,诸多高成长企业清醒的意识到,抵御“寒夜”的关键是掌握好“降本增效”这项技能,尤其在企业费用支出管理上。据统计,差旅支出是企业支出里面第二大成本,占比近30%。在《2022年度中国商旅行业发展白皮书》中,更是指出中国企业差旅费用中隐性成本占80%,显性成本占20%,急需通过有效的管理和控制手段来降本增效。差旅报销管理系统便是公认的有效手段之一。

差旅报销管理系统是替代传统手动处理差旅报销的线上化、数字化工具。想要真正实现降本增效结果,通过差旅报销管理系统做到精细化管理非常重要。

降本增效

差旅报销管理系统的价值验证

一家生物医药企业在使用差旅报销管理系统上犯了难。这家生物医药企业在去年年初使用了一款差旅报销管理系统,并抱有对该差旅报销管理系统在降本增效方面的极大期待。该差旅报销管理系统的核心价值是将从差旅申请、审批、预定、核销、做账、入账统一进行线上化管理,并实现部分节点的流程优化,确实在提效上获得从员工到财务的好评,但10月份的月结却让他吓了一跳,仅差旅费用累计支出便已达近500万

原本购买差旅报销管理系统的目的是为了精细化管理,优化降本增效结果,但最终却并不尽如人意。结合该企业差旅管理实际情况,通过对系统管理能力和方式的整体复盘,这家生物医药企业意识到,企业费用支出仅将流程线上化、事后管控化,并不能将员工因公消费数据沉淀,因而对真实消费行为了解不够,自然无法挖掘降本增效潜力

同时在员工侧,费用报销仍不可避免,同时员工费用支付的方式日趋多样,且均由不同系统管理,这些系统也并未打通,导致企业的费用支出流程不透明、数据相互割裂;在财务管控侧,因费用支出种类日趋繁杂、流程交叉复杂,财务费时费力,而仅依托信息化进行事后费控的这一传统模式,显然无法拿到降本增效结果。

差旅报销管理系统如何落地降本增效

事前管控很重要

今年,该企业启用了新的差旅报销管理系统——分贝通,用一个平台来管理费用支出,使用半年后,通过沉淀在分贝通上的数据,进一步分析该企业员工在机票、酒店方面的因公支出情况。

  • 机票:该企业发现,员工在出差当天订票的比例为75%,平均折扣率为95,提前一天订票比例为10%,平均折扣率为0.85-0.9,提前两-三天订票比例仅5%,平均折扣率为0.5-0.7。可以看到,只有提前三天或者以上,折扣率才会逐渐降到0.5。这意味着企业在机票上的消费规则有调整空间。
  • 酒店:该企业在因公酒店住宿的价格超规的情况一直存在,月均超规率已高达10%。说明企业在酒店费用报销方面的把控极为不严格,且符合间夜数的员工合住率仅为8%,酒店的因公消费在是否双人同住、消费规则的精细化上,同样需再进行优化。

使用分贝通一段时间后,该企业发现通过平台提供的机票、酒店、火车等商务消费场景的完备覆盖,以及费用报销模块,员工越来越多的消费数据沉淀在分贝通系统内,这才实现了上述,帮助财务团队更全面、直观、及时了解费用支出情况的核心诉求。

在原来,事后管控的方式,员工支出的数据难免掺杂水分,再加上预算和支出的不均衡,用事后收集到的数据分析其实没有任何意义。为了进一步实现企业费用支出更透明、更高效,管理更可控,以分贝通为代表的差旅费用报销管理系统持续迭代升级费用支出管理方案,推动企业费用管控模式从传统事后费控向事前、事中、事后全流程管理转变

通过分贝通一个平台,企业便可完成商旅+费控+对公付款一体化管理,员工免垫资、免报销,事前管控及精细化规则的前置模式,也让审批流程也更加完善、高效。如今,这家生物医药企业每个月都会向管理层提供员工消费行为报告,说一说管理中的问题,并可直接针对问题提供可落地的建议。一些建议的落实已得到降本增效的积极结果印证。