要想真正掌控差旅成本,需要将消费支付环节也纳入管理闭环。新型差旅管理平台的模式是通过统一平台系统整合差旅消费,员工自行提交申请-审批-预订,但支付的时候通过企业账户付款,也就不用事后拿票报销,将事后管控转变为事前管控,还可依据场景设定定制化的管控规则细节,如机票舱位、提前预定等等。

分贝通差旅解决方案,就提供给企业一站式消费+管控的产品服务,满足主流的差旅(机票、酒店、火车、打车、用餐等)消费需求。那么,分贝通是如何通过内置规则保证政策的执行最终节省差旅成本的呢?

分贝通系统后台可搭建组织架构、设置审批流、以及员工的消费权限和消费规则,确保员工的每一笔支出都是合理透明,还可以针对部门或项目设置预算能实时查看并及时调整,支持预算预警的自动提醒。

  • 搭建组织架构

分贝通系统后台可设置组织架构,通过对接OA系统,部门、人员、权限等组织架构信息将自动调整。

  • 设置审批流

可设置不同金额条件下的行程审批流,以及包含超规、退改申请的订单审批流。

  • 设置员工的消费权限和消费规则

机票可限制舱位、价格/折扣、最低价、提前预定、起飞时段、行程耗时及距离

酒店可限制酒店类型、房费、提前预订

火车可限制车次、席位、价格、提前预订、抢票档次

打车可限制车型、价格、调度费上限、用车时间、用车地点

用餐可限制价格、时间、外卖地址

  • 针对部门或项目设置预算

预算管理可配置个人、部门、项目的预算执行周期及预算预警,预警可发送邮件/短信至企业授权负责人。

为了满足企业的管控诉求,还推出了节省奖励,员工在规则内的消费节省,企业将节省的费用按比例返还给员工,激励员工主动为企业省钱。企业可设定省钱返券规则:返券比例,兑换时间,发放策略等等。

员工在需要出差时,可使用分贝通工作台发起差旅申请,根据实际出行的时间、地点和费用,在一次申请中同时添加机票、酒店或火车多个行程,填写出差时间以便计算差补。提交后,按照系统预设好的审批流进行审批,通过后可直接点击预订交通和住宿。需要严格管控的消费,企业可开启订单审批进行二次管控,审批通过自动下单出票。

但员工预订超规时,可要求提交超规订单审批,通过后自动下单出票。

下单支付时,由企业账户交易,之后由分贝通统一结算。

将交易环节在包含在管控之内,才能真正掌握差旅成本。在员工消费之前,就将规则内置于系统,由系统自动判断交易的合规性,通过事前规则规避了不合理的差旅和报销的发生,从而降低差旅成本。

某人数规模500+的公司在使用分贝通后,每月通过分贝通APP的交易达到50万+,发票处理量从原来的几百张减少到几十张。同时,业务人员和财务人员的报销处理时间大幅降低,如果能把时间成本按照每个月1张报销单占用员工工时1小时来粗略计算,企业每年能节省近百万。

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