好用的电子档案管理系统具备哪些功能?

为了保存好纸质会计档案,企业腾出了一间又一间的屋子;

每次翻找调取档案都要耗费大半天时间;

一不小心就有损坏档案或丢失档案的风险……

在当前降本增效的大环境下,面对这些管理难题,不少企业将会计档案存档这件“头疼事”交给了“电子档案”来解决,提高效率和安全,同时还能降低管理成本。

那么一个“好用”的电子档案都具备哪些功能呢?

系统对接能力强,可以自动归档各类会计凭证

分贝通作为企业费用支出管理服务商,我们认为好用的电子档案管理首先可以低成本的进行系统的对接,其次,在企业过去需要经过多手、复杂的归档工作均全部交由系统化线上完成。

因此分贝通的电子档案能力不仅支持OA、财务等系统对接,同时还支持的系统对接凭证导入,能够同时将业务系统、财务系统中的凭证直接同步到分贝通管理系统的电子档案中进行归档

而为了保证最大化的灵活性,分贝通电子档案还配置了可编辑档案信息,满足档案信息调整的情况,更灵活更适用。

同时,利用电子档案还可以将同事项的凭证建立关联关系,在查阅时,只需要输入凭证号即可找到关联凭证

例如,财务在搜寻某对公付款的合同资料时,同步关联的付款申请单、付款凭证等将同步显示。

为了进一步提升体验,分贝通电子档案还将进一步升级关联规则的自定义功能,实现管理员可以配置根据某特定条件,例如员工姓名等,实现凭证关联的功能

易调取 档案线上、线下一体化,快速调取档案凭证

尽管相关规定已经明确了电子档案的有效性,但很多企业在具体工作中,还是需要线下保留归档。对此,分贝通电子档案也为对应场景配置线上、线下联动的电子档案管理方式
即当电子档案进行线上归档时,可同步生成具有行、列信息的线下档案柜、档案盒的专属二维码,打印后贴到对应档案盒即可。这样即实现了完美的线上、线下的档案对应,也更方便了财务人员调取。

据新零售一家资深财务人员表示,电子档案最核心的功能就是解决了档案的调取便捷性问题。在过去,想要找到所需的电子凭证需要来回翻找,耗费的时间较长。而通过线上、线下的联动记录,只需要在线检索就能够快速定位纸质原始凭证。

例如,由于该公司是上市企业,全年需要应对各项审计。而由于整体的电子化还在发展过程中,部分审计依然要求原始纸质凭证,财务每隔一段时间就得翻找纸质凭证,着实耗神耗力。而电子档案线上下线联动后,查找问题也引刃而解。

若员工有特殊需求需要进行档案借阅,也只需在分贝通发起「电子档案借阅申请单」,填写完对应档案信息并审核通过后,该档案将自动发送至员工邮箱。

这样一来,不仅为档案的借阅、调阅进一步的规范化,也很好的将查阅、借阅和调阅的人员和信息进行记录下来,管理更有抓手。

设权限,数据安全有保障,还不妨各自查找阅览

会计档案的数据安全性同样是财务部的重要考虑之一。为了保证档案的安全性,公司会配备专门的会计档案室且安排负责人收管钥匙。但是临时的借阅和翻找便很难做到有效的记录。

为此分贝通的电子档案能力让能够既机动灵活的调用又保障数据的安全性。在系统中,所有的调用和查看数据将自动留存,对档案的调阅情况一目了然。

通过对不同类型员工进行不同权限的配置,还能够将电子档案的使用人员管理分层化。例如针对员工只开通借阅权限,财务部开通借阅权限等,系统管理的方式也更加友好和便捷。

为了更好的保证数据的安全性,分贝通电子档案还有文档水印功能,即管理员可自动开关是否为借阅的文件打水印。水印模式打开后,文件将自动显示借阅员工名字+工号作为水印在档案文件上,预防文件溢出。

自全电发票、电子档案等政策开始推行后,财务管理的全电化已经成为趋势,而这也是提升企业财务管理效率的重要措施,而如何运用优秀的财务工具实现更高效率的管理是财务们同面临的问题。

当前,基于分贝通一个平台管理企业平台的优势,能够帮助财务所有会计档案进行完整、全面的归集,并通过对接系统的方式实现会计档案的完整留存。而这,也是众多高成长企业使用分贝通的重要原因。

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