借款去向不明，难溯源；员工不及时核销，入账迟；频繁申请多笔借款，难管控……都是财务在管理备用金时的常见问题。

的确，由于财务了解员工借款去向的唯一渠道只有报销单据，财务很难溯源，找到真实花销情况。因此，数据的真实性难以考证，这也导致了借款报销数据的不真实性和合规风险。比如没有真实交易、有真实交易但发票数额和交易金额不符、进行了实际交易但让人代开发票……等情况时有发生。

近日发布的《2022-2023一体化企业支出管理报告》数据调研显示，超8成企业均存在员工超规、违规行为，包括预算超支、虚报多报、徇私舞弊、税务处罚及其他，并因此蒙受过损失。

其中，企业员工在酒店借款报销中存在较严重的超规和虚开情况。报告指出，有将近7成企业都处理过虚开情况，包括有些员工会在住宿费的注水虚开；也有员工经常“顶格报销”，如明明实际间夜价为300元，但让酒店开具按间夜价500元开票；还有“注水报销”，明明只入住一晚或根本没住，但却与酒店串通按入住2晚开具；更有将个人在酒店的消费一并计为住宿费，私账公报等情况屡见不鲜。

因此，公司需要更强效的备用金管理手段。好在，由于软件能力不断升级，一直被财务广而诟病的备用金“不透明”的情况正在被解决。

以分贝通的备用金解决方案为例，就很好的解决了备用金合规、报销数据不透明等问题。例如，员工在开通分贝通“虚拟卡”功能后，将立即拥有一张线上的“银行卡“用于申请备用金，企业通过企业公户直接将借款调拨到该卡。员工在进行交易时，系统即可自动进行消费情况记录。

这样一来，企业就能够实时获得备用金的花销情况，真正拥有了管控“备用金”的强效抓手。

一家传统制造企业使用的就是分贝通的虚拟卡产品。每个月，该公司在全国的10家门店主管会通过「虚拟卡」申领备用金，审批通过后，款项将自动划拨到该主管的虚拟卡账户内，主管绑定自己个人的支付宝或微信支付后即可轻松自如的消费。由于「虚拟卡」能够自动记录所有花费记录，所以也简化了主管提交借款报销的步骤。

财务能够清晰了解钱款去向，员工简化核销流程，分贝通的备用金方案正在被更多企业所选择。据分贝通去年发布的《2021-2022高成长企业支出管理报告》中统计，分贝通的“虚拟卡”备用金方案被从2019年0.3%的使用占比到2021年已经增长至12.7%的数量占比，在2022年，这一比例也得到了大幅度提升。

今年以来，企业对于所有支出都更加谨慎，但具体落地是缺很难获真实的数据参考，管理起来没有方向。尤其在备用金的管理上，大部分企业是粗放式的。而通过全新的分贝通备用金解决方案，或许能会带来全新的管理效率升级。

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