当我们想要进行一次出差时,需要找行政做机票、酒店等预定,需要找财务了解哪些因公消费能够报销、哪些票据不可以使用等等。 而与企业来讲,差旅将会涉及到业务部门员工出差,行政管理者的审批、管理、差标制定、考勤定位、供应商的选择、采购部门涉及到供应商服务商的选型以及采购产品的价格,财务部门涉及到报销,审核,差标制定,差旅管理,成本管控,审计合规等,信息部门涉及到系统对接,系统维护等等。

其实,一次差旅将会贯穿企业的各个部门,所以,企业将差旅管理作为是做好企业管理的第一布也是十分必要的。

除了必要性之外,差旅管理也同样具备挑战性,而且,差旅管理效果的好坏也将直接影响企业支出成本的管控。

首先,从员工角度来讲。员工出差,机票、酒店、火车票、用车等一切出行产品的预订,假设公司没有供应商提供产品供应,员工自己预订,那么自己预订需要根据公司的差标来选择合适的产品,因此将面临预订过程需要根据自己的差标到各个平台核对价格、以及根据自己喜好来选择预订出行产品,经常存在超标情况,差后报销时发票不合规问题,财务不给报销,员工自己倒贴或企业不得不买单。

其次,从行政管理方面来看,压力巨大。员工出差随时随地,有时可能周六出差,需要审批,不得不处理,员工出差的差标也需要根据员工和老板两方都满意的情况进行结合制定差标,但是还是会接到员工的各种抱怨投诉,行政很难办。 如果是员工自己预订的行程产品,无法定位员工行程,考勤是个问题,有的公司有合作的供应商,但是都是单一服务商,首先价格上不能保证最优,而且还要经常因为对服务商不满意而频繁更换耗费大量的时间和精力,员工还不怎么愿意在上面定产品,并且如果员工愿意订,经常在非工作日遇到员工打来电话投诉服务商订票的各种问题不得不处理,找服务商来处理,但服务商不一定能够7*24小时候着回复。

第三,从采购方面。在选择供应商方面,整个差旅市场产品供应商参差不齐。有OTA平台、TMC服务商、航司或酒店集团直销,还有大量传统的代理商。OTA平台优势是产品齐全,但采购价格没有比价,心里没底。而单一服务商总是各种价格高,企业内部系统无法对接,实现线上采购难度大,服务不到位,无法满足企业自身需求等问题,让采购头疼。

第四,从财务方面。审核报销需要核对员工的行程单和申请单,工作量很繁琐而且巨大,同时工肉眼核对容易出错,发票核对真假,很容易在审计合规存在很高风险,以及核对员工的报销是否超标重复报销等工作量都是巨大的。其次,财务人员核对完了之后再交由财务经理复核,很多时候一个员工的报销需要核对很多天,报销周期很长,员工各种抱怨;还有的时候员工的发票丢失,超报销的,或者贴票不对的情况都需要退回让员工重新提交报销,员工也会各种不满抱怨,这样引起财务和员工的隐性矛盾,最后导致的结果是每年企业的差旅费用只增不低,业务却只降不增。

所以,企业的差旅管理做的好将直接影响企业业务人员出差的积极性和工作能效,影响行政工作的管控,和财务工作的效率,最终结果将是企业成本的极大降低和效率的提升,同时哪些因报销产生的部门矛盾也将被避免和消除。

了解企业支出管理产品的核心价值选型建议